Seguimiento en las facturas

Follow-up messages can be sent to customers when payments are overdue. Odoo helps identify late payments and allows scheduling and sending the appropriate reminders using follow-up actions according to the number of overdue days. Follow-ups can be sent through different methods, including email, WhatsApp message, SMS, or post.

Ver también

Configuración

Vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Niveles de seguimiento para configurar las acciones de seguimiento. La vista de lista de los niveles de seguimiento cuenta con varios niveles y acciones de seguimiento configuradas de forma predeterminada

To modify a follow-up level, click on the record. From the form view, edit the Description or adjust the number of days before a reminder is sent. In the Notification tab, select Actions such as Send Email, Send WhatsApp message, Send SMS Message, and Send a Letter.

Nota

Sending letters and WhatsApp or SMS messages in Odoo requires In-App Purchase (IAP) credit or tokens.

To use a pre-filled template when sending an email or letter, select a Content Template. To modify it, click the (internal link arrow) icon next to the Content Template field. If enabled, WhatsApp and SMS messages use a specific WhatsApp Template or Sms Template field that can be modified by clicking the (internal link arrow) icon.

En la sección Opciones dentro de cada nivel de seguimiento es posible habilitar otras:

  • Automatice los recordatorios con la opción Automático.

  • Adjunte facturas vencidas a los recordatorios.

  • Agregue seguidores al cliente relacionado para recibir notificaciones cuando responda por correo electrónico al recordatorio.

En la pestaña Actividad habilite la opción para programar las actividades en automático en cuanto se active el nivel de seguimiento. Seleccione el usuario responsable, el tipo de actividad y escriba un resumen.

Haga clic en Nuevo para agregar un nuevo nivel de seguimiento y complete los campos.

Truco

Configure un número negativo de días para enviar un recordatorio antes de la fecha de vencimiento de la factura.

Seguimiento de facturas

Nota

Concilie todas las transacciones bancarias antes de iniciar el proceso de seguimiento para evitar enviar recordatorios si las facturas ya están pagadas.

Vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Facturas para ver todas las facturas vencidas. Haga clic en la barra de búsqueda de la vista de lista de facturas y filtre por Vencidas.

Seguimiento para un solo cliente

Vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Clientes para conocer a detalle el estado de seguimiento de las facturas de un cliente. Abra el formulario del cliente y haga clic en la pestaña Contabilidad. Haga clic en los diferentes niveles disponibles en la sección Seguimiento de facturas para ver el estado de seguimiento de cada nivel. En caso de que necesite realizar acciones, haga clic en Facturas vencidas para obtener una lista detallada de las mismas.

Configure las siguientes opciones si lo desea:

  • Recordatorios: Estos pueden sar Automáticos o Manuales.

  • Siguiente recordatorio: La fecha en la que deben tomarse las siguientes acciones de seguimiento se establece en automático al procesar el seguimiento, pero puede ajustarla de forma manual si es necesario.

  • Responsable: Este es el usuario que gestiona todas las acciones de seguimiento.

Para enviar un recordatorio de pago de forma manual a un cliente, haga clic en Enviar y seleccione las acciones en la ventana Enviar e imprimir:

  • Imprimir

  • Correo electrónico

  • WhatsApp

  • SMS

  • Por correo postal

Enable the Attach Invoices option, and change the Content Template, WhatsApp Template, or Phone if needed. Then, click Send or Send & Print to send the follow-up report.

Ver también

Compras dentro de la aplicación (IAP)

Nota

  • La información de contacto en la factura o en el formulario de contacto es lo que se usa para enviar un recordatorio.

  • El chatter registra todas las acciones de seguimiento.

Seguimiento para todos los clientes que deben tomar alguna acción

Después de configurar las opciones adicionales de seguimiento, revise qué clientes tienen facturas vencidas o requieren seguimiento. Para ello, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Clientes. Haga clic en la barra de búsqueda de la vista de kanban de clientes y filtre por Facturas vencidas o Requiere seguimiento.

Para tomar acciones de seguimiento para todos los clientes pertinentes, cambie a la vista de lista y seleccione aquellos que requieren seguimiento. Después, haga clic en (Acciones) y seleccione Procesar seguimiento para enviarles un reporte de seguimiento.

Reportes

Estado de cuenta del cliente

Haga clic en el botón inteligente Estado de cuenta de cliente en el formulario del cliente para obtener una visión completa del estado de cuenta. Este estado corresponde a la sección específica de ese cliente en el reporte de libro mayor de la empresa.

Para enviárselo al cliente, haga clic en Enviar, cambie la plantilla de correo electrónico si es necesario y haga clic en Imprimir y enviar.

Para ver los estados de cuenta de varios clientes a la vez, seleccione los clientes desde la vista de lista de clientes, haga clic en (Acciones) y seleccione Abrir estados de cuenta del cliente.

Haga clic en PDF o en XLSX ´para generar el archivo con la extensión correspondiente al nombre de la opción.

Reporte se seguimiento

Para obtener un resumen completo de las facturas que el cliente no ha pagado y separar aquellas que debe pagar en el futuro de aquellas de las que ya pasó su fecha de pago, haga clic en el botón inteligente Estado de cuenta del cliente que aparece en el formulario del cliente. Después, haga clic en Reportes: estado de cuenta del cliente y seleccione Reporte de seguimiento.

Para ver el reporte de seguimiento de todos los clientes al mismo tiempo, vaya a Contabilidad ‣ Reportes ‣ Libro mayor de la empresa.

Haga clic en PDF o en XLSX ´para generar el archivo con la extensión correspondiente al nombre de la opción.